Overzicht: Een Waterschap streefde naar aanzienlijke vermindering van op papier gebaseerde communicatie met externe belanghebbenden, met als doelstelling om binnen drie jaar een 80% reductie in de uitwisseling van papieren documenten te bereiken. Aanvankelijk belast met het opzetten van portfoliobeheer voor meer dan 30 projecten, veranderde de koers van het project binnen de eerste maanden. De beslissing werd genomen om over te schakelen van een op projecten gebaseerde aanpak naar een agile ontwikkelingsmethodologie. Agile teams werden geleidelijk opgezet, met onze ondersteuning bij het configureren van de teams om aan te sluiten bij productdoelstellingen, processen en systemen.
Deze aanpak stelde de agile teams in staat om zelforganiserende entiteiten te worden met minimale afhankelijkheid van anderen. Om dit te vergemakkelijken, ontwikkelden we proces- en IT-architecturen. Naarmate het aantal agile teams groeide, introduceerden we strategisch concepten uit het Scaled Agile Framework (SAFe) in de organisatie in fasen, waarbij een geleidelijke en logische overname van best practices werd gegarandeerd. Deze casestudy werd een erkend voorbeeld van Agile Transformations en kreeg een plaats in de voorbeeldcases van Gartner.
Uitdagingen:
- Het verminderen van op papier gebaseerde communicatie met 80% binnen drie jaar.
- Overschakelen van op projecten gebaseerde methoden naar agile ontwikkeling.
- Het opzetten van zelforganiserende agile teams.
- Incrementeel en effectief implementeren van SAFe-concepten.
Oplossingen:
- Overgang naar Agile Ontwikkeling: De oorspronkelijke op projecten gebaseerde aanpak werd overgezet naar agile ontwikkeling om de visie van het Waterschap op de digitalisering van papiergebaseerde documentuitwisseling te ondersteunen. Agile teams werden systematisch gecreëerd en afgestemd op productdoelen.
- Zelfstandige Agile Teams: We hielpen bij het configureren van agile teams om zelfstandig te functioneren met minimale afhankelijkheid van andere teams. Deze aanpak stelde teams in staat zich te richten op hun specifieke productdoelen, wat de wendbaarheid en efficiëntie verbeterde.
- Proces- en IT-architecturen: Om de agile transformatie te ondersteunen, ontwikkelden we zowel proces- als IT-architecturen, waarbij werd gewaarborgd dat de structuren en systemen van de organisatie in lijn waren met de nieuwe aanpak.
- Incrementele SAFe-implementatie: SAFe-concepten werden geleidelijk geïntroduceerd, met de nadruk op logische stappen en momenten die het meest geschikt waren voor de organisatie. Deze gefaseerde implementatie zorgde ervoor dat het Waterschap kon profiteren van de best practices van SAFe zonder het transformatieproces te overbelasten.
Resultaten:
- Het Waterschap schakelde met succes over van papiergebaseerde communicatie naar digitale uitwisseling en werkte aan een reductie van 80% in de uitwisseling van papieren documenten.
- Agile teams werden zelfstandig en sterk gericht op productdoelen.
- Proces- en IT-architecturen waren afgestemd op de nieuwe agile aanpak, wat de efficiëntie verbeterde.
- Incrementele SAFe-implementatie zorgde ervoor dat best practices op een beheersbare en strategische manier werden aangenomen.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de effectiviteit van een agile transformatie in het bereiken van een aanzienlijke vermindering van papiergebaseerde communicatie. Door SAFe-concepten geleidelijk te implementeren en zelfstandige agile teams te ondersteunen, heeft het Waterschap met succes deze complexe transformatie doorlopen.
Conclusie: De verschuiving van het Waterschap naar agile ontwikkeling voor de digitalisering van papiergebaseerde documentuitwisseling illustreert een strategische en aanpasbare aanpak bij complexe transformaties. De erkenning van deze casestudy door Gartner onderstreept het succes van het Waterschap bij het bereiken van zijn doelstellingen terwijl best practices op een gecontroleerde manier werden overgenomen. Deze casestudy dient als een waardevol voorbeeld voor organisaties die hun Agile Transformaties starten.
