Overzicht: Een IT-organisatorische eenheid binnen een universiteit speelt een cruciale rol bij de ondersteuning van ongeveer 20 lopende projecten, 5 nieuwe projecten in de pijplijn en bijna 20 potentiële projecten op de routekaart. Het beheer van deze projecten omvat samenwerking met een Project Control Group bestaande uit vertegenwoordigers van belangrijke universitaire afdelingen (HR, Inkoop, Financiën). De manager van de eenheid wordt echter geconfronteerd met uitdagingen met betrekking tot middelenallocatie en projectprioritering. De toevoeging van nieuwe projecten vanuit de Project Control Group zonder onderbouwde gegevens leidt tot beperkingen van middelen, vertragingen in projecten, tegenstrijdige prioriteiten, onrealistische verwachtingen en hoge werkdruk onder medewerkers. Om deze kwesties aan te pakken, wendde de eenheid zich tot Versatyle’s BizzNav om inzicht te krijgen en portfoliobeheer te verbeteren.
Uitdagingen:
- Het balanceren van de toewijzing van middelen aan talrijke projecten.
- Gebrek aan onderbouwde gegevens om de haalbaarheid van nieuwe projectverzoeken te beoordelen.
- Vertragingen in projecten als gevolg van niet-uitgelijnde prioriteiten.
- Onrealistische verwachtingen van belanghebbenden.
- Overmatige werkdruk en stress onder medewerkers.
Oplossingen:
- Data-gestuurd inzicht met BizzNav: De IT-eenheid van de universiteit maakte gebruik van BizzNav om de benodigde gegevens te verzamelen en analyseren. BizzNav vergemakkelijkte de koppeling van concrete objecten, waarbij projecten werden verbonden met individuen, systemen en hun onderlinge afhankelijkheden. Deze aanpak bood uitgebreid inzicht in de haalbaarheid van de projectportfolio.
- Scenario-gebaseerde optimalisatie van het portfolio: In slechts enkele dagen werk maakte de eenheid gebruik van de krachtige scenariofunctie van BizzNav om te komen tot een realistischere en beheersbare projectportfolio. Projecten werden geprioriteerd op basis van urgentie en afgestemd op de beschikbaarheid van HR.
Resultaten:
- Verbeterde controle en prioritering: De Project Control Group kreeg een uitgebreider en op gegevens gebaseerd begrip van de projectportfolio, wat leidde tot een betere prioritering van projecten.
- Verminderde werkdruk: De herstructurering van het portfolio zorgde voor een meer evenwichtige toewijzing van middelen, wat resulteerde in lagere werkdruk.
- Verbeterde stabiliteit: Met een goed gestructureerde en realistische projectportfolio bereikte de eenheid een grotere stabiliteit in de uitvoering van projecten.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de cruciale rol die op data gebaseerde inzichten en scenario-gebaseerde optimalisatie kunnen spelen in het portfoliobeheer van projecten. De adoptie van tools zoals BizzNav bevordert betere besluitvorming, afstemming en stabiliteit, zelfs in complexe omgevingen zoals IT-afdelingen van universiteiten.
