Een IT-organisatie-eenheid binnen een universiteit speelt een centrale rol in de ondersteuning van ongeveer 20 lopende projecten, 5 nieuwe projecten in de pijplijn en bijna 20 potentiële projecten op de roadmap. Voor het beheer van deze projecten wordt samengewerkt met een Project Control Group die bestaat uit vertegenwoordigers van belangrijke universiteitsafdelingen (HR, Inkoop, Financiën). De manager van de eenheid wordt echter geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van de toewijzing van middelen en de prioritering van projecten. Het toevoegen van nieuwe projecten van de Project Control Group zonder onderbouwde gegevens leidt tot beperkte middelen, projectvertragingen, conflicterende prioriteiten, onrealistische verwachtingen en een hoge werkdruk bij medewerkers. Om deze problemen aan te pakken, wendde de eenheid zich tot BizzNav om inzichten te krijgen en het portfoliobeheer te verbeteren.
Uitdagingen:
- Het balanceren van de toewijzing van middelen aan talrijke projecten.
- Gebrek aan onderbouwde gegevens om de haalbaarheid van nieuwe projectverzoeken te beoordelen.
- Vertragingen in projecten als gevolg van niet-uitgelijnde prioriteiten.
- Onrealistische verwachtingen van belanghebbenden.
- Overmatige werkdruk en stress onder medewerkers.
Oplossingen:
- Datagestuurd inzicht met BizzNav: De IT-afdeling van de universiteit gebruikte BizzNav om de benodigde gegevens te verzamelen en te analyseren. BizzNav vergemakkelijkte de koppeling van concrete objecten en verbond projecten met individuen, systemen en hun onderlinge afhankelijkheden. Deze aanpak gaf uitgebreid inzicht in de haalbaarheid van de projectportefeuille.
- Portfolio-optimalisatie op basis van scenario’s: In slechts een paar dagen werk maakte de eenheid gebruik van de krachtige scenariofunctie van BizzNav om tot een realistischer en beter beheersbaar projectportfolio te komen. Projecten werden geprioriteerd op basis van urgentie en afgestemd op de beschikbaarheid van personeel.
Resultaten:
- Verbeterde controle en prioritering: De Project Control Group kreeg een uitgebreider en op gegevens gebaseerd begrip van de projectportfolio, wat leidde tot een betere prioritering van projecten.
- Verminderde werkdruk: De herstructurering van het portfolio zorgde voor een meer evenwichtige toewijzing van middelen, wat resulteerde in lagere werkdruk.
- Verbeterde stabiliteit: Met een goed gestructureerde en realistische projectportfolio bereikte de eenheid een grotere stabiliteit in de uitvoering van projecten.
Samenvatting: Deze casestudy benadrukt de cruciale rol die datagestuurde inzichten en optimalisatie op basis van scenario’s kunnen spelen bij het beheer van projectportfolio’s. Het gebruik van tools zoals BizzNav bevordert betere besluitvorming, afstemming en stabiliteit, zelfs in complexe omgevingen zoals universitaire IT-afdelingen.
