Overzicht: Een vooraanstaande bank in Nederland streefde ernaar de activiteiten en systemen van een gespecialiseerde nichebank die ze onlangs had overgenomen, te integreren in hun bestaande processen en systemen. Om deze complexe taak te volbrengen, werd een programmaorganisatie opgezet. Een adviesbureau analyseerde de impact van het programma op producten, diensten, processen en systemen. Ze creëerden een eerste roadmap van benodigde projecten, waarin doorlooptijden en kosten werden uitgewerkt met behulp van PowerPoint en Excel. De bank zocht de expertise van Versatyle om de haalbaarheid van het programma te evalueren met hun unieke BizzNav-softwareoplossing. Kon de roadmap het programma realistisch naar zijn doelstellingen leiden?
Uitdagingen:
- Het integreren van de activiteiten en systemen van een overgenomen nichebank in de infrastructuur van de grotere bank.
- Het creëren van een roadmap die nauwkeurig de doorlooptijden, kosten en beschikbaarheid van middelen weergeeft.
- Het aanpakken van inconsistenties in resourcegegevens en afhankelijkheden binnen het programma.
Oplossingen:
- Resource-Bewuste Roadmap met BizzNav: De BizzNav-oplossing van Versatyle integreerde de beschikbaarheid van middelen in de roadmap van het programma. Resource-informatie werd geëxporteerd uit een portfoliotool voor projecten en geïmporteerd in BizzNav, inclusief resourcerollen en beschikbaarheid.
- Correctie van Resourcegegevens: Tijdens het importproces werden inconsistenties in resourcegegevens geïdentificeerd en gecorrigeerd, waardoor de organisatie een nauwkeurig overzicht kreeg van de beschikbaarheid van middelen voor verschillende projectrollen binnen het veranderingsprogramma.
- Afhankelijkheidsanalyse: De gestructureerde aanpak van BizzNav onthulde onverwachte afhankelijkheden binnen het programma. Het werd duidelijk dat de PowerPoint-roadmap onvolledig was en dat er aanvullende projecten nodig waren voor veranderingen in het toepassingslandschap.
- Scenario Planning: Projecten in BizzNav werden gekoppeld aan programmadoelstellingen, waardoor de creatie van scenario’s om de roadmap te optimaliseren mogelijk was. Projecten werden aangepast op basis van afhankelijkheden, kosten, doorlooptijden en hun bijdrage aan doelstellingen.
Resultaten:
- Een Realiteitscheck: De analyse met BizzNav bracht aanzienlijke inconsistenties aan het licht. Zowel de duur als de kosten van het programma werden naar verwachting veel groter dan aanvankelijk geschat, met KPI-mijlpalen die verre van werden bereikt.
- Aanpassing van het programma: Na uitgebreid beraad werd het programma stopgezet en werd de architectuur heroverwogen. Het gebruik van BizzNav voorkwam een grote teleurstelling en potentieel financieel verlies, omdat het de waarschijnlijkheid van annulering van het programma na jaren van niet-levering aan het licht bracht.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de cruciale rol die uitgebreide gegevensanalyse en scenario-planning spelen bij het bereiken van het succes van grote veranderingsprogramma’s. De ondersteuning van BizzNav en de unieke aanpak onthulden vroegtijdig inconsistenties en konden de organisatie mogelijk behoeden voor aanzienlijke financiële verliezen en het falen van het programma.
Conclusie: Door samen te werken met Versatyle en de implementatie van de BizzNav Programma/Roadmap Service kreeg de bank een grondig inzicht in de uitdagingen van haar veranderingsprogramma. BizzNav onthulde de ware complexiteit van het programma, wat nodige aanpassingen en betere besluitvorming mogelijk maakte. Deze casestudy illustreert de waarde van op data gebaseerde inzichten en scenario-gebaseerde planning bij het behalen van programma-succes binnen tijd- en budgetbeperkingen.
