Bij de overname van een bedrijf gaat de integratie vaak gepaard met de overdracht van gedeelde bestanden, mappen en digitale archieven. Afhankelijk van uw branche kan sommige van deze informatie van belang zijn voor regelgeving, naleving of wetgeving. Het organiseren en terugvinden van waardevolle gegevens uit deze archieven kan echter een enorme uitdaging zijn. Deze casestudy onderzoekt hoe de AI-gestuurde oplossing van Versatyle het categoriseren van archieven kan vereenvoudigen en de doorzoekbaarheid kan verbeteren, waardoor er minder tijd en moeite wordt besteed aan het zoeken naar belangrijke informatie.
Uitdagingen:
- Gebrek aan structuur en consistentie in gearchiveerde data.
- Ongestructureerde mappenstructuren en bestandsnamen.
- Onvoldoende of ontbrekende meta-datadescripties.
- Tijdrovende en inefficiënte zoekprocessen.
- Risico op claims en fouten als gevolg van het niet kunnen vinden van essentiële informatie.
Oplossingen:
- Kunstmatige intelligentie: Versatyle maakt gebruik van AI om ongeorganiseerde archieven te structureren en categoriseren.
- Intelligente semantische zoekopdracht: Het gebruik van AI-algoritmen voor nauwkeurigere zoekresultaten, inclusief synoniemen en woordcombinaties.
- Efficiënte archiefcategorisatie: Snellere en nauwkeurigere categorisatie van archieven.
- Tijdsbesparing: Medewerkers besteden minder tijd aan zoeken.
- Risicovermindering: Verkleint het potentieel voor fouten als gevolg van onbeschikbaarheid van informatie.
Resultaten:
- Verbeterde archiefcategorisatie en -organisatie.
- Verbeterde zoekefficiëntie en nauwkeurigheid.
- Verminderde tijd en moeite die wordt besteed aan het zoeken naar essentiële informatie.
- Verminderd risico op fouten met betrekking tot het ophalen van informatie.
- Verhoogde productiviteit en verminderde frustratie voor medewerkers.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de waarde van op AI gebaseerde oplossingen bij het optimaliseren van het ophalen van informatie uit ongeorganiseerde archieven. De aanpak van Versatyle vereenvoudigt het categorisatieproces en verbetert zoekresultaten, wat uiteindelijk tijd bespaart en risico’s vermindert die gepaard gaan met het ontbreken van informatie.
Als u wilt onderzoeken hoe Versatyle u kan helpen meer waarde uit uw digitale archieven te halen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
