In een inzet tot transformatie streefde een Waterschap naar een aanzienlijke vermindering van papier gebaseerde communicatie met externe belanghebbenden, met als doel een vermindering van 80% van de uitwisseling van papieren documenten binnen drie jaar. Aanvankelijk was het project belast met het opzetten van portfoliomanagement voor meer dan 30 projecten, maar al binnen een paar maanden veranderde de richting van het project. Er werd besloten om van een projectmatige aanpak over te stappen op een agile ontwikkelingsmethode. Agile teams werden stapsgewijs opgericht, met onze ondersteuning bij het configureren van de teams om ze af te stemmen op productdoelstellingen, processen en systemen.
Deze aanpak stelde agile teams in staat om zelforganiserende entiteiten te worden met minimale onderlinge afhankelijkheid van anderen. Om dit mogelijk te maken, ontwikkelden we proces- en IT-architecturen. Naarmate het aantal agile teams toenam, introduceerden we de concepten van het Scaled Agile Framework(SAFe) gefaseerd in de organisatie, zodat de best practices geleidelijk en logisch werden overgenomen. Deze casestudy werd een erkend voorbeeld voor Agile Transformations en verdiende een plaats in de voorbeeldcases van Gartner.
Uitdagingen:
- Het verminderen van op papier gebaseerde communicatie met 80% binnen drie jaar.
- Overschakelen van op projecten gebaseerde methoden naar agile ontwikkeling.
- Het opzetten van zelforganiserende agile teams.
- Incrementeel en effectief implementeren van SAFe-concepten.
Oplossingen:
- Overgang naar Agile Ontwikkeling: De oorspronkelijke op projecten gebaseerde aanpak werd overgezet naar agile ontwikkeling om de visie van het Waterschap op de digitalisering van papiergebaseerde documentuitwisseling te ondersteunen. Agile teams werden systematisch gecreëerd en afgestemd op productdoelen.
- Zelfstandige Agile Teams: We hielpen bij het configureren van agile teams om zelfstandig te functioneren met minimale afhankelijkheid van andere teams. Deze aanpak stelde teams in staat zich te richten op hun specifieke productdoelen, wat de wendbaarheid en efficiëntie verbeterde.
- Proces- en IT-architecturen: Om de agile transformatie te ondersteunen, ontwikkelden we zowel proces- als IT-architecturen, waarbij werd gewaarborgd dat de structuren en systemen van de organisatie in lijn waren met de nieuwe aanpak.
- Incrementele SAFe-implementatie: SAFe-concepten werden geleidelijk geïntroduceerd, met de nadruk op logische stappen en momenten die het meest geschikt waren voor de organisatie. Deze gefaseerde implementatie zorgde ervoor dat het Waterschap kon profiteren van de best practices van SAFe zonder het transformatieproces te overbelasten.
Resultaten:
- Het Waterschap schakelde met succes over van papiergebaseerde communicatie naar digitale uitwisseling en werkte aan een reductie van 80% in de uitwisseling van papieren documenten.
- Agile teams werden zelfstandig en sterk gericht op productdoelen.
- Proces- en IT-architecturen waren afgestemd op de nieuwe agile aanpak, wat de efficiëntie verbeterde.
- Incrementele SAFe-implementatie zorgde ervoor dat best practices op een beheersbare en strategische manier werden aangenomen.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de effectiviteit van een agile transformatie in het bereiken van een aanzienlijke vermindering van papiergebaseerde communicatie. Door SAFe-concepten geleidelijk te implementeren en zelfstandige agile teams te ondersteunen, heeft het Waterschap met succes deze complexe transformatie doorlopen. De overstap van het Waterschap naar agile ontwikkeling voor het digitaliseren van de uitwisseling van papieren documenten is een goed voorbeeld van een strategische en flexibele aanpak van complexe transformaties. De erkenning van de case door Gartner onderstreept het succes van het Waterschap in het bereiken van haar doelstellingen terwijl ze best practices op een gecontroleerde manier toepast.
