Procesarchitectuur – “Van drie domeinen naar één organisatie”

Veel organisaties hebben geen volledig inzicht in hun interne operaties en hebben vaak procesmodellen die slechts een basislijst van organisatorische componenten bevatten. Procesarchitectuur daarentegen onderzoekt hoe een organisatie echt functioneert, zowel intern als in haar interacties met belangrijke stakeholders. Versatyle, als Enterprise Architecten, helpt organisaties bij het creëren van een ‘Top Level Process Architecture’ om de fijne kneepjes bloot te leggen van hoe een organisatie opereert en omgaat met externe belanghebbenden.

Uitdagingen: In deze case had onze klant ondersteuning nodig bij de complexe taak om drie afzonderlijke organisatiedomeinen te integreren tot één efficiënte, veelzijdige organisatie. Elk domein had zijn eigen processen en interacties, en de uitdaging was om ze te harmoniseren tot een samenhangend geheel. Dit vereiste het in kaart brengen van de procesarchitecturen van elk domein en vervolgens het combineren ervan tot een samenhangend, organisatiebreed model.

Oplossingen: Onze aanpak begon met een stakeholder-workshop die een divers team omvatte, dat gezamenlijk een 360-gradenbeeld van de organisatie en haar externe interacties bezat. Het team identificeerde stakeholders en hun interacties met de organisatie, waarbij de organisatie als een ‘black box’ werd behandeld. Vervolgens opende het team deze ‘black box’ en begon het processen te koppelen, aangezien alle interacties met belanghebbenden zouden moeten beginnen vanuit of eindigen binnen een organisatorisch proces. Het procesmodel werd gevalideerd door 2 tot 3 iteraties.

Het resulterende procesmodel werd een ‘Golden Model’ en diende verschillende doeleinden:

• Het bood een holistisch overzicht van alle activiteiten die de organisatie onderneemt en de interacties tussen processen.
• Het verschafte een repository van verbonden processen, waardoor het gemakkelijker was om alle bestaande procesontwerpen in kaart te brengen.
• Het ondersteunde de implementatie van procesbeheer, waarbij de scope van processen duidelijk werd gedefinieerd.
• Het identificeerde belangrijke processen voor belangrijke stakeholders.
• Het hielp bij het prioriteren van processen voor verbetering op basis van prestaties.
• Het vergemakkelijkte de visualisatie van de IT-infrastructuur en de identificatie van overbodige of ontbrekende toepassingen.
• Het hielp bij het identificeren van de oorzaken van onderpresterende processen.
• Het was waardevol voor projectafbakening dankzij duidelijke afhankelijkheden tussen processen.
• Het maakte het mogelijk om de projectportfolio in kaart te brengen, waarbij tegenstrijdigheden tussen proceslacunes, belang en lopende projecten aan het licht kwamen.

Klantcase: In een specifiek klantgeval kreeg Versatyle de opdracht om drie afzonderlijke organisatiedomeinen te integreren tot één efficiënte, veelzijdige organisatie. De methodologie van procesarchitectuur was van onschatbare waarde voor deze transformatie. We begonnen het project door procesarchitecturen te creëren voor elk van de domeinen, waarbij we de unieke processen en interacties binnen elk van hen nauwgezet documenteerden. Zodra we een volledig begrip hadden van elk domein, integreerden we deze afzonderlijke procesarchitecturen tot een enkel, organisatiebreed model. Dit uitgebreide model illustreerde effectief welke processen domeinspecifiek waren en welke generiek waren en van toepassing waren op de hele organisatie. Deze inzichten gaven het management van de organisatie de mogelijkheid om geïnformeerde beslissingen te nemen over de herstructurering tot een efficiëntere structuur die diensten zou verlenen aan alle drie de domeinen.

Resultaten:

• De integratie van drie afzonderlijke organisatiedomeinen tot een verenigde organisatie werd met succes bereikt.
• De procesarchitectuur bood een duidelijk begrip van domeinspecifieke en herbruikbare processen.
• Het management gebruikte de inzichten om een efficiënte, op service gerichte organisatie te creëren die alle drie de domeinen bediende.

Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de kracht van procesarchitectuur bij het stroomlijnen van complexe organisatorische overgangen. Door de afzonderlijke processen van de drie domeinen in kaart te brengen en te integreren, legde het de basis voor een efficiëntere, veelzijdige organisatie. De veelzijdigheid en brede toepassingen van de methodologie maken het een waardevol instrument voor het verbeteren van de organisatorische prestaties. Versatyle’s benadering van procesarchitectuur speelde een centrale rol in de transformatie van deze complexe organisatie.