Overzicht: Bij Versatyle hechten we veel belang aan verbetering van bedrijfsprocessen. Wanneer we een organisatie beoordelen, kijken we verder dan de structuur en richten we ons op de bedrijfsprocessen. In samenwerking met onze klanten identificeren we het eerste proces dat verbeterd moet worden. Vaak zijn deze processen handmatig, foutgevoelig en omvatten ze medewerkers die uitgebreid handmatig interactie hebben met verschillende systemen of vertrouwen op Excel. Het handmatig verwerken van gegevens en de daaropvolgende noodzaak om fouten te corrigeren kan leiden tot aanzienlijke verspilling van tijd, wat van invloed is op de kwaliteit van de dienstverlening en vertragingen veroorzaakt, vooral op kritieke gebieden zoals patiëntenzorg.
Uitdagingen:
- Handmatige, foutgevoelige processen.
- Inefficiëntie bij de verwerking van gegevens.
- Frustrerende obstakels die de kwaliteit van de dienstverlening beïnvloeden.
- Suboptimale benutting van resources.
Oplossingen:
- Procesbeoordeling: Versatyle organiseert workshops en interviews met medewerkers die rechtstreeks met het proces werken. Door het proces grondig te onderzoeken, identificeren we pijnpunten en gebieden voor verbetering. Snelle overwinningen worden snel geïmplementeerd, maar de belangrijkste focus ligt op het begrijpen van het huidige proces om een startpunt voor verbetering te bepalen.
- Data analyse: In sommige gevallen worden moderne tools voor Business Process Intelligence gebruikt om logbestanden van operationele systemen te analyseren, wat onregelmatige procesroutes en wachttijden tijdens de uitvoering aan het licht brengt.
- Procesherontwerp: De echte transformatie vindt plaats bij het ontwerpen van nieuwe processen. Versatyle maakt gebruik van op rol gebaseerde ‘swimlane’-diagrammen om end-to-end processen te ontwerpen. Door gebruik te maken van onze integratiehub en expertise op het gebied van data-integratie/-opschoning, nodigen we klanten uit om hun ideale processen te visualiseren en deze visies werkelijkheid te laten worden. Dit wordt bereikt door naadloze communicatie tussen verschillende systemen mogelijk te maken via onze integratiehub, gebaseerd op de richting van de klant. Gebruikers profiteren van de eliminatie van handmatige taken en zien hun rollen duidelijk gedefinieerd in de swimlane-diagrammen, in lijn met hun verwachtingen.
- Incrementele verbetering: Verbeteringen worden meestal geïmplementeerd in kleine, beheersbare stappen die op elkaar voortbouwen en voortgang boeken naar het ideale proces. Deze successen worden gevierd, wat bijdraagt aan een positieve sfeer voor verandering. Samenwerkingsverbeteringen binnen de organisatie met betrokken belanghebbenden worden een plezierige reis.
Klantcasus: Voor een zorginstelling identificeerde Versatyle talrijke handmatige stappen in het inschrijvingsproces die resulteerden in het opnieuw typen van e-mails in het zorgsysteem en betrokken een ingewikkelde softwarestroom met duplicaties. De belscripts van de servicebalie waren bedoeld om klanten te helpen bij complexe vragen op basis van ingewikkelde bedrijfsregels en verschillende zorgroutes. Dit leidde vaak tot klantmisleiding en herleiding. De eerste stappen omvatten het digitaliseren van het inschrijvingsproces om het opnieuw typen van e-mails te elimineren en het implementeren van ‘slimme formulieren.’ Deze geautomatiseerde de belscripts door de volgende vraag te genereren op basis van eerdere antwoorden direct in de formulieren. Voltooide formulieren werden vervolgens ingevuld door softwarerobots (RPA) in het zorgsysteem. Hierdoor was er minder behoefte aan hooggekwalificeerde medewerkers van de servicebalie om klanten effectief te ondersteunen, wat resulteerde in kortere wachtlijsten voor cliënten. Zorgverleners besteedden ook minder tijd aan het corrigeren van fouten in downstreamprocessen.
Resultaten:
- Gedigitaliseerde en gestroomlijnde processen met minder handmatige stappen.
- Implementatie van ‘slimme formulieren’ en automatisering via RPA.
- Verbeterde klantondersteuning met kortere wachttijden.
- Verbeterde benutting van middelen en minder fouten in downstreamprocessen.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt het belang van procesoptimalisatie en digitalisering, met name in zorginstellingen. Door middel van incrementele verbeteringen en het juiste gebruik van technologie kunnen organisaties hun operaties stroomlijnen, de kwaliteit van de service verbeteren en aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen realiseren.
Conclusie: De aanpak van Versatyle voor procesoptimalisatie en digitalisering in zorginstellingen toont de tastbare voordelen van automatisering en op data-gebaseerde verbeteringen. Door met succes handmatige taken te elimineren en de ervaring van de klantenservice te verbeteren, realiseerde de zorginstelling een verbeterde efficiëntie, kortere wachttijden voor cliënten en een effectievere inzet van middelen. Deze casestudy laat zien hoe zinvolle transformaties in de gezondheidszorgsector mogelijk zijn door gestroomlijnde processen en automatisering.
