Overzicht: Bij het verwerven van een bedrijf houdt de integratie vaak in dat gedeelde bestanden, mappen en digitale archieven worden overgedragen. Afhankelijk van uw branche kan sommige van deze informatie regelgevende, compliance- of juridische betekenis hebben. Het organiseren en terughalen van waardevolle data uit deze archieven kan echter een uitdaging zijn. Deze casestudy onderzoekt hoe de op AI gebaseerde oplossing van Versatyle archiefcategorisatie kan vereenvoudigen en zoekmogelijkheden kan verbeteren, waardoor de tijd en moeite die wordt besteed aan het zoeken naar cruciale informatie wordt verminderd.
Uitdagingen:
- Gebrek aan structuur en consistentie in gearchiveerde data.
- Ongestructureerde mappenstructuren en bestandsnamen.
- Onvoldoende of ontbrekende meta-datadescripties.
- Tijdrovende en inefficiënte zoekprocessen.
- Risico op claims en fouten als gevolg van het niet kunnen vinden van essentiële informatie.
Oplossingen:
- Kunstmatige intelligentie: Versatyle maakt gebruik van AI om ongeorganiseerde archieven te structureren en categoriseren.
- Intelligente semantische zoekopdracht: Het gebruik van AI-algoritmen voor nauwkeurigere zoekresultaten, inclusief synoniemen en woordcombinaties.
- Efficiënte archiefcategorisatie: Snellere en nauwkeurigere categorisatie van archieven.
- Tijdsbesparing: Medewerkers besteden minder tijd aan zoeken.
- Risicovermindering: Verkleint het potentieel voor fouten als gevolg van onbeschikbaarheid van informatie.
Resultaten:
- Verbeterde archiefcategorisatie en -organisatie.
- Verbeterde zoekefficiëntie en nauwkeurigheid.
- Verminderde tijd en moeite die wordt besteed aan het zoeken naar essentiële informatie.
- Verminderd risico op fouten met betrekking tot het ophalen van informatie.
- Verhoogde productiviteit en verminderde frustratie voor medewerkers.
Key Takeaways: Deze casestudy benadrukt de waarde van op AI gebaseerde oplossingen bij het optimaliseren van het ophalen van informatie uit ongeorganiseerde archieven. De aanpak van Versatyle vereenvoudigt het categorisatieproces en verbetert zoekresultaten, wat uiteindelijk tijd bespaart en risico’s vermindert die gepaard gaan met het ontbreken van informatie.
Conclusie: Efficiënt beheer en ophalen van informatie uit digitale archieven is essentieel voor bedrijven, vooral in gereguleerde sectoren. De op AI gebaseerde oplossing van Versatyle kan de categorisatie en zoekbaarheid van archieven aanzienlijk verbeteren, zodat medewerkers snel cruciale informatie kunnen vinden, wat uiteindelijk de productiviteit verhoogt en risico’s vermindert. Als u geïnteresseerd bent in hoe Versatyle u kan helpen meer waarde te halen uit uw digitale archieven, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
